曾幾何時,微軟Office曾統治著商業世界。到了90年代末和2000年代初,微軟的辦公套件已經將WordPerfect Office和Lotus SmartSuite等競爭對手甩在了一邊,沒有任何競爭對手。然後在2006年,谷歌推出了Google Docs & Spreadsheets,這是一個協作式的在線文字處理和電子表格二重奏,並與其他商業服務相結合,形成了Google Apps套件,後來改名為G Suite。

雖然谷歌的生產力套件並沒有立即在商業世界掀起風暴,但隨著時間的推移,它的功能和受歡迎程度都有所提高,現在已擁有超過500萬付費用戶。與此同時,微軟已經將重點從傳統的正版Office軟件轉移到了Office 365,這是一個基於訂閱的版本,它更像是一種服務,頻繁的更新和新功能。 Office 365就是我們在這個故事中重點介紹的內容。

如今,選擇一個辦公套件並不像以前那麼簡單。我們在這里為您提供幫助。

G Suite與Office 365的對比。什麼是最好的生產力套件?

G Suite和Office 365有很多共同點。兩者都是基於訂閱,每月向企業按人收費,根據客戶所需的功能不同,收取不同級別的費用。雖然G Suite是基於網絡的,但它也有離線工作的能力。而且,雖然Office 365基於安裝的桌面軟件,但它也提供了(功能不強的)基於網絡的應用版本。

這兩個套件都能在一系列設備上正常工作。由於是基於網絡的,G Suite可以在任何操作系統上的大多數瀏覽器中工作,谷歌還提供了Android和iOS的應用程序。微軟為Windows、macOS、iOS和Android提供了Office客戶端應用,其基於網絡的應用可以跨瀏覽器運行。

這些套件同樣提供相同的基本核心應用程序。每一個都有文字處理、電子表格、演示文稿、電子郵件、日曆和聯繫人程序,以及視頻會議、信息傳遞和筆記軟件。每一款都有與之相關的雲存儲。但是,這些單獨的應用程序在商業環境中的管理工具也有很大的不同。而且這兩個套件還提供了大量的附加工具。因此,要決定哪一個套件更適合您的企業,可能是非常困難的。

這就是這篇文章的作用所在。我們提供了一個詳細的辦公套件的每一個方面,從一個應用程序的比較,到每個套件如何處理協作,他們的應用程序如何集成,他們的價格和支持等等。我們在這裡的重點是關注這些套件如何為企業工作,而不是個人使用。

定價: G Suite和Office 365訂閱比較

「跟著錢走 「是各地調查人員的口頭禪,當你開始決定哪種辦公套件更適合你時,這也是一個很好的開始。個人可以免費使用這兩個套件中的幾個在線應用程序–包括Google Docs、Sheets和Slides以及Microsoft Word Online、Excel Online和PowerPoint Online–,但企業應該選擇付費的G Suite和Office 365訂閱,以獲得必要的安全和管理功能。請看下面的圖表,先看G Suite,再看Office 365,以比較計劃和價格。

企業的G Suiite定價選項

Google Suite有三個版本。基本版、商務版和企業版。基本版,每個用戶每月6美元,包含全套應用和30GB存儲空間。 (非營利組織可以免費使用G Suite Basic),每個用戶每月12美元,商業計劃包括所有這些功能,再加上無限制的存儲和存檔、企業搜索功能、額外的管理工具和低代碼應用環境。而企業版每月每個用戶25美元,包含了商務版的所有功能,還有更多的管理控制。

微軟Office 365的企業定價選項

Office 365企業訂閱的情況比較複雜,從最基本的版本Office 365 Business Essentials,每個用戶每月5美元,到Office 365 E5,每個用戶每月35美元,是為企業提供功能最豐富的版本。

此外,許多Office應用程序和服務都是按需提供的。有些公司更願意支付較低級別的計劃,然後支付其中一兩個項目作為附加項目,而不是支付較高級別的綜合計劃。

G Suite與Office 365的對比: 逐個應用的應用

每個企業都有不同的需求,你的企業可能會比其他企業更看重某些應用程序。對於某些公司來說,文字處理和電子郵件可能是辦公套件中最重要的應用程序,而其他公司可能需要一個功能強大的電子表格程序,而不是其他任何東西。

為了提供幫助,我們比較了G Suite和Office 365中的每一個主要類型的應用程序,這樣您就可以鎖定對您的業務最重要的應用程序,並讓它們的優勢和劣勢指導您的整體決策。
我們只包括以下亮點。

文字处理: Google Docs vs. Microsoft Word

決定您的企業是使用Google Docs還是Microsoft Word比較好,是相當直接的。對於您的用戶來說,哪個更重要:是易於使用的協作,還是最大範圍的文檔創建和編輯功能?就協作而言,Google Docs更勝一籌。對於一個功能齊全的文字處理程序,你會發現,你需要的是Word。

我所說的Word具有卓越的功能,並不是指一堆你的企業可能永遠不會使用的工具。我指的是讓你的工作流程更輕鬆、更有成效的強大功能。如果你正在創建一份報告、手冊、簡歷或幾乎任何其他類型的文檔,Word提供了一套優秀的預置模板,這樣你就可以快速開始寫作,知道你的文檔將有一個堅實的、有用的設計。例如,Word有近50個不同的報告模板,而Google Docs只有5個。 Word還提供了更多的圖表類型和样式,可以嵌入到文檔中。

但在實時協作方面,Google Docs優於Word。協作是無縫的,而且從一開始就已經內置在其中,而在Word中,它更難使用,沒有那麼全面,而且感覺是附加的,而不是程序的一個組成部分。
對於非現場協作–編輯和標記文檔供他人審閱–Word一直是黃金標準,但Google Docs已經走過了很長的路,現在幾乎和Word一樣優秀。 Word的編輯工具在控制方面稍顯精細,但除此之外,它們的水平基本持平。

電子表格:Google表格與Microsoft Excel

貴公司的用戶是主要是單獨使用電子表格工作,還是經常與他人合作?這個問題的答案將決定Excel還是Google Sheets更適合你的企業。

對於那些主要是自己工作的用戶來說,Excel是明顯的贏家。與Word一樣,其廣泛的模板選擇也提供了豐富的內容。例如,有60多個模板,只為不同類型的預算提供了60多個模板。不管是商業預算還是特殊用途的預算,比如營銷活動的預算,你很可能會找到一個適合你的需求,並且可以輕鬆編輯。相比之下,Google Sheets只有三種不同的預算模板。

Excel提供的圖表類型也比Google Sheets要多得多–總共有17種–包括流行的圖表類型,如柱狀圖、線狀圖、餅狀圖、條形圖和麵積圖;更複雜的圖表類型,如雷達圖、曲面圖和直方圖;還有一些主要為數據專業人員所熟知的圖表類型,如方框和圓須。而且很多圖表類型都有多個子類型–比如說,在條形圖中,你會發現有聚類條形圖、疊加條形圖、疊加條形圖和子圖,而且每一種都有兩種變化。而Google Sheets只有7種主要的圖表類型。用Excel創建圖表也比在Google Sheets中更簡單。

不過在實時協作方面,Google Sheets遠遠超過了Excel。與Docs一樣,協作也是直接嵌入到Sheets中。它不僅有更強大的工具,而且它們自然地集成在一起,易於訪問。對電子表格的編輯和評論也是如此。

演示文稿:Google幻燈片與Microsoft PowerPoint

與文字處理和電子表格應用程序一樣,Google Slides或PowerPoint是最適合您的業務的一個點。你是看重協作還是看重演示程序的強大功能?如果協作是你的公司的王者,那麼Google Slides是更好的。對於每一個其他原因,PowerPoint是。

例如,PowerPoint的QuickStarter功能可以快速啟動演示文稿。選擇你的演示文稿的主題,QuickStarter會引導你創建一個大綱、起始幻燈片、模板和主題。 Google Slides沒有相應的功能。

同樣,與PowerPoint一樣,它可以更容易地添加圖形、過渡、動畫和多媒體。它也有更多的圖表和表格類型。而且它在演示文稿本身就有一個尷尬的豐富的功能,比如Rehearse Timings,它可以在你排練演示文稿的時候,對每張幻燈片的時間進行計時,這就意味著你在每張幻燈片上的時間。這樣一來,你就不會在任何一張幻燈片上陷入困境,你可以練習給每張幻燈片以應有的時間。 Google Slides沒有這樣的功能。

然而,Google Slides的規則,當它涉及到協作時,Google Slides的規則,遠遠超過了PowerPoint中內置的笨拙和笨拙的功能。而且,由於Slides提供的功能比Excel少,它是稍微容易創建幻燈片,因為它不包到界面上的許多功能。

電子郵件:Gmail與Microsoft Outlook

如果你喜歡簡單,你會喜歡Gmail而不是Outlook。與Outlook的默認界面相比,Gmail有一個更乾淨、更少雜亂的界面,在易用性和強大的功能之間取得了最佳平衡。然而,Outlook在易用性方面取得了一些進展,你可以打開一個新的簡化功能區。
無論是創建、回复或管理電子郵件,Gmail都提供了一個直觀的界面,並提供了易於使用的工具,讓你快速完成工作。我們的最愛包括一個AI驅動的選項,可以在你打字時提示單詞和短語,一個用於浮現遺忘郵件的 「提示 「功能,以及一個用於延遲接收郵件的 「休眠 「按鈕。

然而,當它涉及到強大的功能時,Outlook的規則。例如,Outlook的」聚焦收件箱」功能可以讓你首先看到並回复最重要的郵件,而它的」清理」功能在簡化長長的郵件線程方面做得很好,所以它們更容易被遵循。而且由於聯繫人和日曆功能是Outlook本身的一部分,所以它們與電子郵件很好地集成在一起。 Gmail依賴於獨立的谷歌通訊錄和日曆應用程序,這可能會讓人覺得瀏覽起來比較麻煩。

如果你的用戶希望得到每一個可能的鈴聲和口哨,Outlook都能提供。如果要快速完成事情,Gmail是一個更好的選擇。

協作:Google Hangouts聊天和聚會與Microsoft團隊

正如我在這篇文章中多次指出的那樣,當涉及到文檔協作時,Gmail遠勝於Office 365–它被直接嵌入到界面中,而不是像Office 365中那樣,感覺就像一個事後的東西。一切都在你的面前,邀請別人協作、設置協作權限,以及在一起做工作的時候和他們聊天。在Office 365中使用協作有一個更深的學習曲線,即使你學會瞭如何進行協作,也不像G Suite那樣無縫銜接。

不過,協同處理單個文檔只是其中的一部分。當涉及到更複雜的、企業範圍內的協作功能時,Office 365所包含的工具比G Suite提供的任何工具都要強。例如,Microsoft Teams將群組聊天、在線會議、網絡和視頻會議、自定義工作區、共享團隊文件庫等功能結合在一起,比谷歌的任何功能都要復雜和有用。 Teams與Office平台的其他部分有很深的聯繫,提供了與Outlook、SharePoint、OneDrive for Business等的輕鬆集成。

微軟的Skype for Business視頻會議平台也集成了Office 365,但正在逐步淘汰,轉而使用Teams。

而G Suite則提供了用於視頻會議的Hangouts Meet和Hangouts Chat,這是一個與G Suite其他部分緊密結合的消息和工作流程集成平台。這些工具都很有用,也很直接,雖然功能不如Office 365的產品那麼強大。
Office 365和G Suite各自提供了自己的類似於社交網絡的地方進行互動,Office 365的Yammer和G Suite的Currents都是如此。不過,它們都沒有直接與各自的辦公套件整合在一起。

存儲和文件共享:Google Drive與Microsoft OneDrive for Business和SharePoint

除了最便宜的G Suite版本—基本版,每人只提供30GB的存儲空間外,這兩款套房都配備了大量的存儲空間。而更昂貴的兩個G Suite選項則包括無限存儲。 Office 365的小型企業和低級企業計劃包括每個用戶1TB的存儲量,而其E3和E5計劃包括無限存儲。

G Suite和Office 365的存儲和共享文檔功能幾乎沒有什麼區別。 Google Drive和微軟OneDrive for Business都直接集成了自己的辦公套件,並且都允許你在任何設備上訪問文件。在G Suite中,文件默認保存在雲端而不是設備本身,儘管你也可以在本地存儲。而在Office 365中,它們生活在每個設備上,同時也生活在雲端,所有的文件都會同步到一起。

如果你擔心雲端首創的G Suite的離線訪問,它提供了管理工具,允許管理員設置用戶在電腦未連接到互聯網時,是否可以訪問他們的文檔和使用Docs、Sheets和Slides。這些工具允許管理員在每台電腦上安裝一個允許訪問的策略,或者讓每個用戶決定是否允許離線訪問。

OneDrive有一個不錯的功能,叫做OneDrive Files on Demand,可以讓用戶在逐個文件和逐個文件夾的基礎上,決定哪些文件要存儲在個人設備上,哪些文件要留在雲端,儘管雲端的文件和文件夾在設備上的時候,仍然可以下載。

幾乎所有的Office 365商務和企業計劃中都包含了微軟的SharePoint服務的免費版本,稱為SharePoint Online。 SharePoint Online為存儲和共享增加了大量的功能。它管理和組織文檔、工作流和其他共享信息,通常通過一系列的小型網站來管理和組織。

SharePoint Online以服務的形式交付,由微軟託管,因此企業不需要購買和管理自己的服務器和基礎設施。但是,他們可能需要管理員來處理一些SharePoint Online的任務,如內容管理和門戶設計等。

此外,還有一個名為SharePoint Server的付費版本,它是在一個單獨的許可證下提供的SharePoint Server,不作為Office 365的一部分。通過SharePoint Server,您的企業可以託管和管理SharePoint所需的物理和軟件基礎設施。這意味著要執行諸如架設服務器、應用安全補丁和功能更新,以及監控正常運行時間、可靠性和安全性等任務。有了SharePoint Online,這些任務就由微軟處理。

谷歌並沒有在G Suite中提供與SharePoint Online真正相當的服務。商業計劃和企業計劃的用戶可以使用一個名為 「團隊驅動器 「的功能,這是一個可以由多個人訪問和管理的Google Drive文件夾。它們可以作為團隊成員存儲和共享文檔、圖像和其他文件的方便的存儲庫,但團隊驅動器並不像SharePoint提供的那些集成的內網站點。

最後需要注意的一點是:Google 的搜索工具在 Google Drive 中查找文檔的搜索工具比微軟的 OneDrive 中的搜索工具要好得多,而且其云搜索功能將 Google 的搜索能力擴展到了公司的所有內容。話雖如此,但一般來說,使用文件資源管理器瀏覽OneDrive比在網絡上瀏覽Google Drive更容易。

G Suite與Office 365的其他工具和其他功能

這兩款辦公套件提供的不僅僅是標準的文字處理、電子表格、演示文稿和電子郵件/日曆應用程序,每一款都有額外的功能。了解這些附加功能,可以幫助你決定哪個套件最適合你的業務。

Office 365遠遠超出了套件的基本功能,有很多額外的應用程序和較小的應用程序。其中最重要的是Access,它可以用來構建業務應用程序,可以基於模板或完全從頭開始。它是為非開發人員設計的,儘管它確實需要一些編碼的智慧。 Access僅適用於Windows,Office 365 E1和Business Essentials的用戶無法使用。另一個只包含在商業計劃中的PC專用程序(E1和Business Essentials除外)是桌面發佈軟件Publisher。

OneNote記事本應用是Office套件中一個非常有用但未被充分利用的部分。去年,微軟停止將OneNote桌面客戶端作為標準Office安裝的一部分安裝,儘管它仍然可以單獨下載。然而,從2020年3月起,桌面應用將再次被包含在Office 365中–這是一件好事,因為它提供的功能比web或通用Windows平台版本的應用要強大得多。

Office 365還附帶了Microsoft Forms,這是一款可以讓你創建調查、測驗和民意測驗的應用程序,以及Microsoft Planner,顧名思義,它可以幫助團隊創建計劃,並分配任務、共享文件、聊天討論你的工作內容,以及跟踪更新。它可以自己工作,也可以與Microsoft Teams集成。另一個包含在企業Office 365計劃中的應用程序是Power Automate(以前稱為Microsoft Flow),它允許企業自動處理重複性任務,並將其集成到工作流中–例如,當新項目添加到SharePoint時自動發送警報。

一些Office 365業務和企業計劃中包含的其他應用和服務包括:PowerApps,一個低代碼應用開發工具;MyAnalytics,一個生產力分析工具;Delve,一個讓用戶在Office 365中查找和組織內容的工具;Stream,一個企業視頻服務;Sway,一個創建基於網絡的演示文稿的工具;以及Kaizala,一個針對一線工人的移動工作管理應用。

最後,微軟還提供了一些其他的工具,這些工具並不是Office 365正式的一部分,但卻與Office 365集成在一起,比如To Do,一個與Outlook和Microsoft Planner配合使用的待辦事項列表應用。

這是很多額外的東西,這既是好事也是壞事。好處是顯而易見的–有很多工具可供你使用。壞處可能就不那麼明顯了—-了解它們如何一起工作(或不工作)會讓人很困惑。

G Suite的這些額外工具較少,而且大多數都不如Office 365的額外工具強大。與Sheet並肩工作的Google Forms,可能是這些額外工具中最強大、最有用的。顧名思義,它可以讓你創建各種用途的表單,比如訂單表單、工作請求、請假請求、獲取活動反饋等。

Google Sites是另一個有用的工具。它可以讓你為個人項目、活動和其他類似目的創建團隊和公司網站。還有一個Google Keep記事應用,它很簡單,很簡單,沒有微軟的OneNote那麼複雜。 AppMaker(G Suite Business 和 Enterprise 計劃中的 AppMaker 提供了一個低代碼的應用開發環境。

如果你想創建圖形,特別是圖表,你會喜歡Google Drawings,它不包括在G Suite中,但可以與G Suite協同工作(而且是免費的)。如果你用Drawings創建了一個圖紙,並將其嵌入到Google Doc中,然後在圖紙文件中進行修改,Google Docs中的圖紙也會被更新。

除了微軟的Access和PowerApps以及谷歌的AppMaker之外,這些額外功能都沒有提供敲門磚的功能,這些功能可以讓那些編程經驗有限的人創建真正有用的應用程序。因此,它們可能不會影響到哪個套件最適合你的企業。對於許多公司來說,它們是必備的工具,而不是必備的工具。

G Suite與Office 365:安全和管理工具

選擇具有最佳功能的生產力套件是一回事,但往往被忽視的是,管理套件和保護數據的難度有多大,或者說是多容易。即使是最好的面向用戶的功能也無法彌補安全和管理工具的不足。所以,你會想把G Suite和Office 365的比較一下。

這兩個套件都是通過Web界面進行管理,而且在這兩種情況下,界面都有一些不盡如人意的地方,選項和佈局有些混亂。然而,微軟365管理中心的」Essentials 「視圖比G Suite中的任何東西都要好,因為它可以讓你輕鬆完成最常見的任務,包括編輯新用戶和現有用戶、更改許可證、支付賬單和在設備上安裝Office。而且它有一個添加用戶嚮導,可以幫助你在一個地方設置電子郵件、許可證、角色、聯繫信息等。

除了界面之外,Office 365還提供了更好的管理賬戶安全性、卓越的移動管理和更多的管理控制。但G Suite支持關鍵的管理功能,對企業的合規性要求不高。而且,這兩個套件都通過企業級的安全性來保護你的數據,並提供一個中央安全中心來管理用戶權限和保護。

G Suite與Office 365:服務和支持

在一個理想的世界裡,辦公套件沒有任何問題,沒有人需要技術支持。但是,我們並不生活在那個理想的世界裡。因此,你會想知道G Suite件和Office 365提供了什麼樣的支持和更新。

G Suite通過電話、電子郵件和聊天提供24/7技術支持,但僅針對G Suite管理員。還有一個可搜索的管理員幫助中心和一個博客,涵蓋G Suite更新的發布信息。同樣有用的還有G Suite管理員幫助社區,其中包括論壇和YouTube視頻,幫助管理員完成常見任務。非管理員需要訪問Google的一般幫助區,除了G Suite的各個組件外,還包括YouTube、Google Maps和Google Photos等許多Google產品。還有一個G Suite學習中心,用於用戶培訓。

此外,微軟還為Office 365管理員提供了24/7全天候的技術支持,通過電話、電子郵件和聊天等方式為Office 365管理員提供幫助。 Office 365 Admin幫助中心包括針對小型企業和企業的幫助,Office 365培訓中心為管理員、IT專家和Office 365用戶提供全面的視頻培訓。還有相當數量的論壇專門討論Office 365。而Office幫助與培訓區有各種各樣的幫助,低至應用層面,包括消費者和管理員的故障排除等。至於更新,微軟一般每月發布一次或多次Office 365更新,並在網上公佈每次更新的信息。

Office 365和G Suite能與其他企業級軟件一起使用嗎?

正如你在整篇文章中看到的那樣,Office 365和G Suite各有優缺點,所以你可能會很想同時使用這兩款產品–比如說,Office 365用於創建文檔,G Suite用於協作。

理論上來說,這是有可能的。但實際上,這是個壞主意。部分原因是,G Suite的文檔並不是以本地文檔的形式保存,並有自己的文件格式。相反,它們存在於谷歌的服務器上。你可以將它們保存為各種文件格式,包括Office 365的.docx、.xlsx和.pptx等,你還可以從這些和其他格式導入文件。現在甚至還有一種方法可以在Google的服務器上以原始格式編輯Word、Excel和PowerPoint文件。但我發現,在Office 365和G Suite之間的翻譯中,格式和佈局經常會丟失,嵌入式視頻不能工作,不是所有的評論都會顯示出來,解決了的評論也不會出現,你在Google中的評論也不會被帶回Office中,等等。

此外,如果你在兩個套件之間來回傳輸文件,工作流程也是一場噩夢。在線編輯背後的想法是希望有一個單一的位置,讓每個人都能在這個位置上協作處理每個文件的最新版本,但如果你同時使用G Suite和Office 365,那麼不同版本的文件可能會被存儲在Google Drive、OneDrive for Business,或者兩者都有。

但是,如果使用一個套件進行內容創建、協作和存儲,而另一個套件用於電子郵件、共享日曆、群組聊天和視頻會議等通訊方式呢?同樣,理論上是可以的,但我不認為有什麼意義。因為複雜的工作流程會使一切都變得更加困難,而且你會失去每個套件中的集成。還有一個問題是,當沒有明顯的好處時,企業必須支付、管理和維護兩個辦公套件,而不是一個。

至於與Salesforce、Shopify、HubSpot等其他企業軟件的整合,兩個套件都有很多工具可以做。如果任何一個特定的企業軟件對你的業務特別重要,你最好在決定使用G Suite和Office 365之前,先測試一下與G Suite和Office 365的集成。

誰應該使用G Suite?

關於這一切,什麼樣的公司應該使用G Suite?這很簡單。如果文檔協作是貴公司的DNA,或者你想將其融入其中,那麼G Suite就是你的最佳選擇。其實時協作功能遠遠超過了Office 365所能提供的任何功能。它們是該套件設計中不可或缺的一部分,使用起來非常簡單,幾乎不需要任何時間就能上手和運行。

如果你的公司不需要Office 365單個應用程序的所有復雜功能,G Suite也是一個不錯的選擇。 G Suite中的每一個單獨的應用程序都比Office 365的使用更簡單,尤其是Gmail比Outlook更直接。而且,如果你的用戶經常搜索文檔,Google的Google Drive的搜索功能超過了Office 365所能提供的功能。

哪些人應該使用Office 365

如果強大而復雜的功能對你來說比最好的協作方式更重要,那麼Office 365就是你的最佳選擇。它的每一個應用都比它的G Suite等價物更勝一籌。而且,你也不是不能在Office 365中進行實時協作。只不過是比較麻煩,不像G Suite那樣直接。而且Office 365的標記功能很典範,所以當人們需要互相審閱對方的工作時,它是個不錯的選擇。

企業使用Office 365還有其他原因。雖然G Suite的團隊驅動對於共享文檔和材料很有用,但它們無法與SharePoint提供的完全協作環境相比。如果你想管理你的郵件服務器,而不是使用託管電子郵件,你也會希望使用Office 365。而Microsoft Teams為團隊提供了一個很好的方式,讓團隊之間相互分享工作。

我該選用哪個?

如果你對使用哪一個辦公套件有所困惑,歡迎聯繫我們諮詢。

Hanlin Wang

About Hanlin Wang

Hanlin Wang leads the Editorial and Content Management at Rays Technology. With years of experience in cloud industry, Hanlin knows the industry trends and have unique insights in cloud adoption and work transformation.